ЕСУТД в 2026 году: сроки внесения данных и штрафы работодателю до 648 750 ₸

ЕСУТД: кому и зачем это нужно

Единая система учёта трудовых договоров (ЕСУТД) — государственный реестр, в который работодатель обязан вносить сведения о заключении, изменении и прекращении трудовых отношений. Обязанность распространяется на всех работодателей РК: ИП, ТОО, филиалы, госучреждения, независимо от количества работников.

Для бухгалтера и кадровика ЕСУТД — это не вспомогательная база, а полноценный источник, по которому инспекция труда и КГД сверяют реальное наличие трудовых отношений с данными о доходах, ОПВ, СО и ВОСМС. Расхождения между ЕСУТД и формами 200.00 и 910.00 — одна из частых причин камеральных уведомлений.

В 2026 году контроль за своевременностью внесения данных усиливается, а штрафы за ошибки, рассчитанные через МРП (4 325 ₸), заметно выросли по сравнению с прошлыми годами.

Какие сведения вносить в систему

Обязательный минимум данных по каждому трудовому договору закреплён законодательно и не зависит от размера бизнеса. Отсутствие любого из этих реквизитов приравнивается к неполному внесению сведений.

• ИИН или БИН работодателя и ИИН работника
• специальность, профессия, квалификация или должность
• место выполнения работы (адрес или структурное подразделение)
• срок трудового договора — бессрочный, срочный, на время замещения и т. д.
• дата начала работы
• дата заключения и порядковый номер договора

Отдельно вносятся изменения и дополнения: перевод на другую должность, изменение оклада (если это оформлено доп. соглашением), продление срочного договора, расторжение, восстановление работника по решению суда.

Сроки внесения данных

Сроки различаются в зависимости от события. Ошибки чаще всего возникают именно здесь: работодатель помнит про договор, но забывает про допсоглашения или задерживает отражение увольнения.

• Новый трудовой договор — не позднее 5 рабочих дней со дня подписания обеими сторонами
• Изменения и дополнения к договору — не позднее 15 календарных дней со дня подписания
• Продление срочного трудового договора — в течение 15 рабочих дней со дня продления
• Прекращение трудового договора — не позднее 3 рабочих дней со дня прекращения
• Восстановление работника — корректировка в течение 10 рабочих дней

Обратите внимание: для одних действий срок считается в рабочих днях, для других — в календарных. Это ключевой нюанс: изменения и дополнения — именно 15 календарных дней, а не рабочих. При подписании допсоглашения в пятницу перед длинными выходными срок начинает идти уже с субботы.

Штрафы работодателю в 2026 году

Административная ответственность за несвоевременное или неполное внесение данных в ЕСУТД установлена в МРП. При МРП 2026 года 4 325 ₸ размеры штрафов рассчитываются следующим образом:

• должностное лицо — 30 МРП, то есть 129 750 ₸
• субъект малого предпринимательства и НКО — 60 МРП, 259 500 ₸
• субъект среднего предпринимательства — 80 МРП, 346 000 ₸
• субъект крупного предпринимательства — 150 МРП, 648 750 ₸

Штрафы применяются к работодателю как юридическому лицу или ИП. При этом должностное лицо (руководитель или ответственный за кадровый учёт) может быть привлечено отдельно. То есть ТОО среднего бизнеса рискует получить одновременно 346 000 ₸ на компанию и 129 750 ₸ на директора — суммарно около 475 750 ₸ по одному эпизоду.

Повторное нарушение в течение года после наложения административного взыскания рассматривается как отягчающее обстоятельство и может повлечь более жёсткую реакцию инспекции труда.

Чек-лист проверки ЕСУТД

Чтобы не ловить штрафы, встройте проверку ЕСУТД в ежемесячный кадровый регламент. Минимально — раз в месяц, оптимально — после каждого кадрового события.

1. Сверьте список активных сотрудников в ЕСУТД со штатным расписанием и расчётной ведомостью: все, кому начисляется зарплата, должны быть в системе
2. Проверьте, что по новым работникам договоры внесены в пределах 5 рабочих дней от даты подписания
3. Убедитесь, что по уволенным сотрудниками сведения о прекращении внесены в течение 3 рабочих дней
4. Проверьте допсоглашения за последние 15 календарных дней — особенно по изменению должности, оклада, срока договора
5. Сверьте ИИН работников: ошибка в одной цифре делает запись некорректной, но технически она в системе есть
6. При восстановлении работника по решению суда внесите корректировку в течение 10 рабочих дней
7. Если нашли свою ошибку — исправьте её до обнаружения инспекцией: самостоятельное исправление снижает риски

Если ответственный за кадры и бухгалтер — разные люди, закрепите в должностной инструкции, кто именно работает с ЕСУТД. На практике большинство штрафов возникает в компаниях, где эта зона ответственности «размыта» между HR, бухгалтером и директором.

Связанные темы и инструменты

ЕСУТД тесно связана с расчётом зарплатных налогов и взносов. Если сотрудник не внесён в систему, но получает выплаты, у КГД появляются основания квалифицировать это как зарплату в конверте с доначислением ИПН, ОПВ, ОПВР, ВОСМС, ОСМС, СО и СН.

Для расчётов ФОТ 2026 года воспользуйтесь калькуляторами arqabuh.kz: удержания и отчисления с учётом ставок ОПВ 10%, ОПВР 3,5%, ВОСМС 2%, ОСМС 3%, СО 5%, СН 6% и ИПН 10/15% с лимитами по 50 МЗП и 7 МЗП. А базовые изменения налогового законодательства мы собрали на pillar-странице НК РК 2026.

Материал носит информационный характер. Перед применением сверяйтесь с актуальной редакцией НК РК, Трудового кодекса РК и разъяснениями КГД МФ РК и Министерства труда и социальной защиты населения РК.